GOOGLE DOCS ERSTELLEN – LEITFADEN
Google Doc erstellen – Textbearbeitung in der Cloud
Inhaltsverzeichnis
Was ist Google Docs?
Google Docs ist eine Webanwendung zur Online-Textverarbeitung. Seit 2012 ist sie Teil des Filehosting-Dienstes Google Drive.
Insgesamt besteht Google Drive aus vier Werkzeugen: Google Docs, Sheets, Slides und Forms. Also zu Deutsch Google Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Formulare.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Google Docs erstellen und mit anderen gemeinsam bearbeiten können. Wir klären grundlegende Fragen zur Nutzung und stellen Tipps und Anwendungsbeispiele vor.
Ist Google Docs kostenlos?
Google Docs ist für den privaten Gebrauch kostenlos. Genau wie bei anderen Komponenten aus Google Drive benötigt der Nutzer lediglich ein Google-Konto. Die Registrierung eines Google-Kontos ist ebenfalls kostenlos.
Für geschäftliche Zwecke bietet Google mit der G Suite ein kostenpflichtiges Modell für Unternehmen an.
Wie funktioniert Google Docs?
Die Einsatzbereiche von Google Docs erstrecken sich von einfacher Textverarbeitung, bis zur Erstellung umfangreicher Dateien. Die grundlegenden Funktionen lassen sich mit Word aus dem Office-Paket von Microsoft vergleichen. Google Docs Dokumente kommen darüber hinaus mit weiteren einzigartigen und hilfreichen Features.
Wie erstelle ich ein Google Doc?
1. Google Docs Anmeldung
Als cloudbasierte Anwendungssoftware (Software as a Service; kurz: SaaS) kann Google Docs sowohl in herkömmlichen Webbrowsern wie Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox verwendet werden oder alternativ auf Android und iOS Geräten.
Um sich bei Google Docs anzumelden ist ein Google-Konto (Google-Account) notwendig.
Falls Sie noch kein Google-Konto besitzen oder ausgeloggt sind, werden Sie zur Anmeldemaske weitergeleitet.
Sind Sie eingeloggt, können Sie Google Docs schnell und einfach über zwei Wege erreichen. Entweder folgen Sie diesem Link https://www.docs.google.com/ oder Sie gehen über Ihren Chrome Browser.
2. Neues Google Doc erstellen
Sie erstellen ein neues Google Dokument, indem Sie auf das Plus (+) klicken.
Alternativ sind bereits 33 verschiedene Google Docs Vorlagen aus den Bereichen Lebensläufe, Anschreiben, Persönliches, Arbeit und Ausbildung verfügbar.
3. Texte schreiben und bearbeiten
Der Texteditor hat alle nötigen Funktionen, um Content vernünftig zu erstellen und zu bearbeiten. Die Auswahlliste im Menü besteht aus acht Optionen und wirkt im Vergleich zu Microsoft Word fast schon leer. Die meisten Funktionen, die über einfache Texterstellung hinausgehen, erscheinen per Drop-down, wenn Sie sich durch die Menüpunkte navigieren.
Standardansicht der Menüleiste
4. Die wichtigsten Funktionen im Überblick, wenn Sie Google Docs erstellen
Schriftanpassung
Die Schrift ist das A und O im Text. Grundlegende optische Anpassungen sind immer notwendig. Die Möglichkeiten der Schriftanpassung sehen Sie auf dem Screenshot im roten Rahmen. Hierzu gehören (von links nach rechts) die Schriftart, die Schriftgröße, Fettdruck, Kursivdruck, Unterstreichung und Markierung (Hervorhebung).
Titel, Überschrift und Inhaltsverzeichnis
Bei längeren Texten und Arbeiten ist es wichtig, dass man das Dokument auch mit einem Titel und entsprechenden Überschriften versieht. Dazu markieren Sie eine Textstelle und wählen eine neue Formatierung (roter Kasten) aus.
Die Überschriftenstruktur spiegelt zugleich die Gliederung des Textes und das Inhaltsverzeichnis wider. Um in Google Docs ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, bewegen Sie zuerst Ihre Maus dorthin, wo das Inhaltsverzeichnis eingebunden werden soll (z. B. über den Titel).
Anschließend können Sie im Menü über Einfügen > Inhaltsverzeichnis zwischen einem nummerierten und einem verlinkenden Inhaltsverzeichnis wählen.
Änderungen rückgängig machen
Wer kennt die Situation nicht, wenn man aus Versehen einen ganzen Satz gelöscht hat? Mit der sogenannten Pfeil-Zurück-Taste lassen sich die letzten Änderungen wiederherstellen. Die dazugehörige Pfeil-nach-Vorne-Taste lässt einen schrittweise in die Gegenwart springen.
Spracheingabe verwenden
Google Dokumente bieten Ihnen die Möglichkeit einen Text auch einzusprechen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie z. B. einen Text per Hand abtippen müssen – lesen Sie stattdessen einfach den Text vor. Oder Sie möchten Ihre Gedanken zu einem Thema festhalten – sprechen Sie einfach drauf los.
Die Funktion finden Sie im Menü unter Tools > Spracheingabe.
Damit die Kommunikation mit Google Docs möglichst reibungslos funktioniert, müssen Sie wichtige Satzzeichen wie Punkt und Komma mitsprechen.
Beispielsatz: „Das ist ein Text für Google Docs Punkt Neue Zeile“
Hier die wichtigsten Satzzeichen zum Mitsprechen für Ihre Spracheingabe:
- punkt
- komma
- fragezeichen
- ausrufezeichen
- neue zeile
- neuer absatz
- apostroph
- semikolon
- doppelpunkt
- klammer auf/zu
- anführungszeichen unten/oben
- bindestrich
Ältere Versionen anzeigen
Wenn Sie beispielsweise über einen längeren Zeitraum an Ihrem Google Doc arbeiten, dann ist es nützlich, auf vorherige Versionen zurückgreifen zu können. Über die Funktion „Versionsverlauf“ lässt sich feststellen, welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen wurden. Das ist vor allem hilfreich, wenn Sie Google Docs gemeinsam bearbeiten und kollaborativ im Team erstellen.
Wie kann man bei Google Docs speichern?
Wie bereits erwähnt ist eines der besonderen Features, dass Google Docs alle Änderungen automatisch in der Cloud sichert. Dabei reicht es, nur einen Buchstaben hinzuzufügen, um die Speichern-Funktion auszulösen. Sie erkennen den erfolgreichen Speichervorgang daran, dass nach einer Änderung von Ihnen der Satz „In Google Drive gespeichert“ auftaucht und sich die Anzeige der letzten Änderung auf „vor wenige Sekunden“ anpasst.
Sollten Sie Ihre Datei mal eine längere Zeit nicht anrühren, so ändert sich die Anzeige der letzten Änderung parallel zum Zeitverlauf.
Google Docs freigeben
Dokumente können freigegeben werden, damit andere Zugriff darauf haben und diese ebenfalls bearbeiten können. Alternativ können Sie die Rechte auch nur auf das Ansehen oder Kommentieren beschränken. Voraussetzung dabei ist, dass die andere Person ebenfalls ein Google-Konto besitzt.
Klicken Sie für die Freigabe oben rechts auf den blauen Button „Freigeben“. Ggf. müssen Sie Ihr Dokument vor der Freigabe benennen.
Im Anschluss haben Sie die Wahl zwischen zwei Optionen.
Sie können das Google Doc für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben. Dazu tragen Sie einfach die entsprechenden E-Mail-Adressen in das obere Feld ein. Alle eingetragenen Adressen bekommen nun den Link zum Dokument per E-Mail zugesendet. Sie können für jede hinterlegte E-Mail-Adresse die Zugriffsrechte separat festlegen.
Optional können Sie auch nur den Link kopieren. Diesen können Sie beispielsweise in eine WhatsApp-/ Facebook-Gruppe oder über einen E-Mail-Verteiler teilen. Beachten Sie aber, dass die Art der Zugriffsrechte anschließend für alle Linkempfänger gilt. Wollen Sie z. B. einen Link mit Leserecht und einen mit Kommentarrecht, so müssen zwei Links mit den jeweiligen Rechten generiert werden.
Die Rechte bei der Freigabe von Google Docs bzw. Google Drive:
- Status Mitarbeiter: Jeder kann das Element über den Link bearbeiten
- Status Kommentator: Jeder kann das Element über diesen Link kommentieren
- Status Betrachter: Jeder kann das Element über diesen Link ansehen
Add-Ons für Google Docs
Add-Ons sind ähnlich wie Plug-ins für Google Chrome – sie erweitern die Basisversion um bestimmte Funktionen. Der Store lässt sich ganz einfach im Menü über Add-ons > Add-ons aufrufen erreichen.
Beispiele für nützliche Add-ons:
- Wörter zählen
- Rechtschreibprüfung
- Benachrichtigung bei Änderungen
- Schreibassistenten für Suchmaschinenoptimierung (SEO)
- Mathematische Formeln
- Diagramme, Charts & Visualisierungen
- Übersetzungen
- QR und Barcode-Generierung
- Icons und Emojis
Dokument verlassen
Um das Dokument zu verlassen, kann dieses einfach geschlossen werden. Prüfen Sie jedoch vorher, wann die letzten Änderungen vorgenommen wurden und ob diese aktuell sind. Um mich abzusichern, entferne ich immer einen beliebigen Buchstaben und füge ihn dann wieder hinzu, um den Speichervorgang erneut auszulösen.
Sie können entweder den Browser Tab schließen oder auf das Google Docs Symbol oben links klicken, um zur Übersicht über aller Dokumente zu gelangen.
Wie gut ist Google Docs?
Google Docs zu erstellen ist einfach, unkompliziert und kostenlos. Denn die Währung im Internet ist nicht Geld, sondern Daten. Kritiker sagen oftmals, bei kostenlosen Angeboten im Internet bezahlen die Nutzer mit ihren Daten. Manche Menschen haben kein Problem damit. Andere suchen stattdessen nach Alternativen, wo ihre Daten sicherer seien.
Was genau „sicher“ heißt und wofür unsere Daten tatsächlich genutzt werden, wenn wir irgendwelchen AGB zustimmen, lässt sich für den normalen Nutzer nur schwer nachvollziehen und ist oft sehr unterschiedlich definiert.
Trotzdem möchte ich für alle Interessierten an dieser Stelle ein paar Alternativen zu Google Docs vorstellen. Jedoch ohne Wertung, ob diese besser, schlechter oder sicherer sind.
- Microsoft Office Online aus dem Hause Microsoft. Wer Word gewohnt ist, hat keine Probleme mit der Handhabung. Der Dienst ist cloudbasiert und bis zu 5 GB Speicherplatz sind kostenlos.
- Cryptopad ist ebenfalls webbasiert und bis 50 MB Speicherplatz sind kostenlos.
- Etherpad ist eine Open-Source Anwendung, bei der keine Anmeldung erforderlich ist. Tabellen etc. wie bei Google Drive sind jedoch nicht dabei.
Fazit
Normalerweise legt sich niemand ein Google-Konto an, um Google Docs erstellen zu können. In der Regel besitzt man ein Google-Konto bereits aus anderen Gründen (YouTube, Gmail, Android) und bekommt obendrauf noch Google Drive mit vier Tools gratis dazu. Auch der mittlerweile etablierte Technologie-Trend des cloudbasierten Arbeitens macht die Handhabung sehr angenehm. An sich ist das erst mal eine super Sache.
Vor allem die Möglichkeit in Echtzeit mit mehreren Personen Textdateien zu bearbeiten ist ein großer Pluspunkt. Dieses Feature besitzen nicht nur die anderen Tools aus Google Drive, sondern auch mittlerweile die Konkurrenzprodukte von Microsoft und Co.
Google möchte seine Nutzer im Google-Universum halten. Die Suchmaschine ist dabei nur der kleinste Teil. Deswegen versucht das Unternehmen in immer mehr Bereichen unseres Lebens die Marktmacht zu werden oder ist es bereits.
Letztendlich muss jeder für sich entscheiden, ob er oder sie, die eigenen Daten – freiwillig wohlgemerkt – an US-amerikanische Unternehmen gibt oder nicht.
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